UNDRINGSMAIL NO. 05.2011

Time to listen - time to think - and then, time to talk

Det sker dagligt i erhvervslivet. Hvert eneste sekund sker det - møder afholdes og beslutninger tages. På baggrund af hvad? Et oplæg fra en klient, en kollega, en chef, en medstuderende, en kunde. Rammen er et rum, en del papirer, evt. kaffe + vand, forventninger, en deadline?

Store møder. Små møder. Mange mødedeltagere. Få mødedeltagere. Mødedeltagere der er fortrolige med hinanden. Møder hvor det evt er første og måske ovenikøbet sidste gang man mødes. Effektivitet forventes. Oplæg skal gennemgås og beslutninger tages - altsammen i en og samme postgang. 

Er det nu også den rigtige måde at gøre det på?

Jeg går ind for overvejelse. Tid til at fundere over emnet, mulighederne, stoffet. Tid til at forstå og belyse. Tid til at finde det frem i sig selv, sin viden, sin indsigt og brug af sine personlige styrker, som skal anvendes i den aktuelle sag - og som jo er det man går efter på et møde. Det handler jo netop om at få flere holdninger, synsvinkler, indsigter med. Vidensdeling. Holdningsdeling og så selvfølgelig det demokratiske aspekt, som vi værner så meget om. Men det taber vi helt sikkert i de mødesituationer, hvor det er dem der råber højest der bliver hørt!

Afsæt tid til tanke - før beslutning! 

Og ikke nødvendigvis til næste uge eller måned, hvor man så rent faktisk skal begynde forfra, for alle har glemt hvad man talte om sidst. Nej, nærmere noget med  5-10-15 min i "enerum" under mødet. Et "enerum" kan være at man lige sætter sig i et hjørne og tænker over det der er blevet sagt eller præsenteret. At det får lagret sig. At man for opfattet og forstået. At man får tid til at bruge alle sine ressourcer, kompetencer, erfaringer og viden.

Bagefter vil man være langt bedre rustet til at spørge ind og til at kunne konkludere. Mødedeltagerne får mulighed for at få tænkt før de taler! 

HURRA, DET ER GULD VÆRD!

Og færre får måske brug for at tænke højt - gabe op, for at få sine tanker på plads. For hvis mange i en gruppe gør dette, i det offentlig mødeforum, bliver alt kaotisk. Overblikket forsvinder og man taler sig hurtigt væk fra emnet. Og mødedeltagere der taler, bare for at høre sig selv tale, er en all-time mødedræber.

Jeg tror på at de fleste problemer, udfordringer og dilemmaer kan løses hvis man får tid til at tænke sig om. Ingen kan være geniale på kommando. Og tænk hvis et mødeoplæg sluttede med:

"Tænk over det i har hørt. Så mødes vi her igen om 10 min og taler videre om hvad i synes om det."

I stedet for:

Du har lige fået 20 powerpoints i synet + en svada fra de lunere lande. Lyset tændes: "Hvad siger I til det?" 

Her er det oftest dem der er hurtige på aftrækkeren der får ordet. Men er det altid dem der ser klarest? "Kampen" bliver mere fair og løsningerne noget mere nuancerede, hvis alle lige får et privat råderum til at få vendt tankerne og perspektiveret med sig selv, for så at vende tilbage til plenum.

Skal et møde have nogen mening og udmunde i at man derefter kan gå til næste fase, så bør følgende effektiveres:

MØDESTRATEGI:

Indenfor de første 2 minutter:

1. Vælg en ordstyrer. Alternativet er, at de der råber højest og taler hurtigst, høres mest.

2. Vælg eventuelt en referent, og afgør om referatet er til internt brug for mødedeltagerne eller om andre skal kunne få noget ud af det. Er det et beslutningsreferat eller et fuldt referat. 

3. Lad mødeindkalderen bruge 1 min på at sige hvad vedkommende forventer der skal debateres, diskuteres, ordnes og evt konkluderes på mødet.

4. Aftale en bagkant. Hvornår er mødet færdigt. OG HUSK,  MØDER OVER 2 TIMER ER SPILD AF ALLES TID! Hvis man har brug for længere tid, så lav en workshop, eller et heldags arrangement, med hvad dertil hører.

5. Fortæl at der efter et evt oplæg, vil blive en pause hvor hver især kan forholde sig til emnet. Dette er en seriøs tænkepause og ikke en -tisse, snakke, ryge, talepause.

6. Italesæt at nu begynder mødet.

Når mødet skal til at afslutte:

1. Opsummer evt uddelegerede opgaver og tilhørende deadlines.
2. Aftal hvornår referatet skal udsendes.
3. Aftal evt ny møde dato.
4. Tak for god ro og orden!

JEG VIL ARBEJDE FOR MØDEFORA MED PLADS TIL TANKER OG IKKE KUN SNAK!

Jeg tror de mange møder og ikke mindst de mange beslutninger bliver langt bedre heraf! Og måske man så kun behøver at holde halvt så mange!

Go for it! Skriv gerne til mig og fortæl hvordan det går. 

Vi kan jo holde et møde om det!

Abelone